A tizenöt éves határidőn belül keletkezett iratokat a
levéltár csak különleges esetben (szerv
jogutód nélküli megszűnése, a szerv irattárát ért elemi kár) vesz át.
Az
iratátadásról jegyzőkönyvet kell készíteni.
Az átadásra előkészített iratokról iratjegyzéket kell
készíteni.
Iratátadás-átvételi
jegyzőkönyv minta:
Raktári egység szintű iratjegyzék minta:
 |
|
|
|
|
A
szervek a náluk keletkezett nem selejtezhető irataikat kötelesek
az illetékes levéltárnak átadni. Az iratok átadásának
határideje
- az irat keletkezési évének végétől számított- tizenöt év.
Az iratátadásra vonatkozó jogszbályok
Levéltári törvény 12. § (1) A nem selejtezhető
köziratok teljes és lezárt évfolyamait - az (5) bekezdésben meghatározott
kivétellel - a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év
végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. (2) A nem
selejtezhető köziratok átadásának-átvételének időpontjáról az átadó
szerv és az illetékes közlevéltár közösen állapodik meg. (3) Az (1)
bekezdésben meghatározott átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha
a közfeladatot
ellátó szervnek a nem selejtezhető iratokra ügyviteli
szempontból még rendszeresen szüksege van, illetőleg akkor, ha az
illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári
férőhellyel nem rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható.
Az átadás-átveteli hataridő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal,
legfeljebb tíz év időtartamra a kulturáért felelős miniszter
engedélyezi. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak jogszabály
állapíthat meg. (4) A közlevéltár
tizenöt éven belül keletkezett közirat átvetelére csak jogszabály
alapján kötelezhető. (5) A tizenöt évnél
régebben keletkezett, államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó,
nem selejtezhető iratokat a minősitő által meghatározott
érvényességi idő lejartát követő naptári év végéig kell az
illetékes közlevéltárnak átadni. (6) Az iratokat őrző
szerv kezdeményezésere az illetékes közlevéltár az érvényességi idő lejárta előtt is
átvehet államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó iratokat, ha azok
megfelelő őrzésének és kezelésének feltételeit biztosítani tudja. (7) A közfeladatot ellató szerv azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek a 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlatozási idő eltelte után is az őrizetében vannak, a közlevéltárban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint köteles biztosítani.
10/2002.: 12. § (1) A közlevéltár az
illetékességi körébe tartozó szervek maradandó értékű iratanyagát csak állandó
megőrzésre és csak az Ltv. 12. §-ának (1)-(6) bekezdéseiben meghatározott rendelkezések
szerint veheti át. (2) A nyilvános
magánlevéltár a fenntartá által meghatározott - illetékességi
körébe utalt - szervek maradandó értékű irattári anyagát a (3)
bekezdés szerinti átadás-átvételi jegyzékkel veszi át. Az átadó
szerv kötelezettségeit - az átadás elrendelőjeként - a nyilvános magánlevéltar
fenntartója hatarozza meg. (3) A közlevéltár az
illetékességi körébe tartozó szerv vagy jogelődje (jogelődei) működése során keletkezett
maradandó értékű irattári anyagot csak irattári rendben, ügyviteli segédleteivel,
levéltári tárolásra alkalmas és a tartalomnak megfelelően feliratozott dobozokban (vagy az
iratanyag jellegének megfelelő mas tarolóeszközökben), továbbá a levéltári anyagot
legalább raktári egységenként (dobozonként, illetve egyéb
tarolóeszközök szerint) felsoroló jegyzékkel (átadás-átveteli
jegyzékkel) együtt köteles átvenni. Az átadás-átvételt a közlevéltár
helyiségében kell elvégezni. (4) A levéltár az átvett levéltári anyag megőrzéséért addig a levéltári egységig lemenően felelős, ameddig a levéltári anyagot az átadás-átvételi jegyzék részletezi. Az átvett levéltári anyaghoz kapcsolódó ügyviteli segédletek reszletességéig lemenő felelősség csak abban az esetben hárul a levéltárra, ha alkalma volt az anyag teljességének az átadó szervvel közösen végzett, az ügyviteli segédletek részletességéig lemenő ellenőrzésére, és ennek során a hiányoknak az ügyviteli segédletekbe történő bejegyeztetésére. A levéltár felelősség vállalásának mértékét az átadás-átvételi jegyzőkönyvben fel kell tuntetni.
335/2005.: 65. § (1) A leveltár számára
átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzott
állapotban, levéltari őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az atadó
költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv
kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti
(doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt
évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket
kell készíteni. Az átadasi jegyzéket és a visszatartott
iratokról készített jegyzéket - a levéltárral egyeztetett módon -
elektronikus formában is át kell
adni. (2) Az
elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban
meghatározott formátum szerint kell elvégezni.
|
|
|
