Csongrád Megyei Levéltár

Az iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatos jogszabályok

Levéltári törvény

10. § 24(1) Egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki:

a) a közfeladatot ellató szerv - e törvenyben foglalt kivetelekkel - az illetékes közlevéltarralegyetértésben,

b) a központi államigazgatasi szerv a Magyar Orszagos Leveltárral, illetve az illetékesszaklevéltárral és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrelegyetértesben,

c) az önkormányzati hivatal számára a jegyző (főjegyző) az illetékes közlevéltárral és aKormany általános hatáskörű területi államigazgatasi szervével egyetértésben.

(2) Egységes iratkezelési szabalyzatot ad ki:

a) a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a MagyarOrszagos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltárral egyetértesben

a) a szakmai iranyítást ellató miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője aterületi és helyi államigazgatási szervek, a Magyar Honvedség, valamint a rendvédelmiszervek (kivéve a polgári nemzetbiztonsági szolgalatok) részére,

b) az igazságügyért felelős miniszter a közjegyzők es a birósági végrehajtók, valamint ezekkamarai tekintetében,

b) az Országos Igazságszolgáltatási Tanács a bíróságok, a legfőbb ügyész az ügyészségekrészere a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben.

(3) A 10. § (1) bekezdés b) pontja és a 10. § (2) bekezdésének aa) alpontja szerinti iratkezelésiszabályzatokat a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szervvezetője egységes iratkezelési szabályzatban összefoglalva is kiadhatja.

(4) Indokolt esetben a szakmai irányítást ellátó miniszter az állami és helyi önkormányzatiintézmények meghatározott csoportja részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáértfelelős miniszterrel, valamint a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben egységesiratkezelési szabályzatot vagy egyedi iratkezelési szabályzatuk mellékletét képező egységesirattári tervet adhat ki.

(5) Az önkormányzati hivatalok számára az önkormányzatokért felelős miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a Magyar Országos Levéltárral egyetértesben minta irattári tervet ad ki.

(6) A jogi személyiséggel rendelkező önkormányzati társulás, az önkormányzatok több célú kistérségi társulása (a továbbiakban együtt: önkormányzati társulások) a társulási megállapodásban foglalt esetben rendelkezik az iratkezelés szabályozásáról.

(7) A Magyar Országos Levéltár, illetőleg az illetékes közlevéltár egyetértési joga az irattáritételek kialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, továbbá a nemselejtezhető iratok levéltári hasznalatát befolyásoló előirásokkal összefüggő kérdésekre terjedki.

(8) A Magyar Országos Levéltar az önkormányzati levéltárak véleményének előzeteskikérésével gyakorolja a birósagok, ügyészségek, a központi államigazgatási szervek területiszervei, a rendvédelmi szervek szervezeti egységei és a helyi önkormányzati intézményekmeghatározott csoportja részére készült iratkezelési szabályzatok és irattári tervek, illetve azon kormányzati hivatalok minta irattári terve kiadásával kapcsolatos egyetértési jogát.

(9) Az irattári terv az iratkezelési szabályzat szerves részét képezi, annak kötelezőmellékleteként. Elfogadási rendje - kivéve az állami és helyi önkormányzati intézményekmeghatározott csoportja részere kiadott egységes irattári terveket - nem válik el aziratkezelési szabalyzattól.

(10) A központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzatitársulasok iratkezelési szabályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét a 35/A. § (1) bekezdése szerinti kormányrendeletben a Kormány állapítja meg.

10/2002.:

7. § (1) A közleveltar az illetekéssegi körebe tartozó szerv egyedi iratkezelési szabályzatánakelkészítése, illetve a szabályzat módosításának előkészítese során - a szerv kéresere -konzultációs lehetőséget biztosít.

(2) A közlevéltár az egyedi iratkezelési szabályzatok tekintetében - az Ltv. 10. §-ának (4)bekezdésében meghatározott egyetértési jogkörenek gyakorlása során - kiemelt figyelmetfordít arra, hogy

a) az irattári terv irattári tételenként tüntesse fel, hogy a tétel selejtezhető-e vagy sem, s a nemselejtezhető tételek iratait hány év eltelte után kell levéltárba adni;

b) az iratok nyilvántartása tartalmazza az azonosításukhoz feltétlenül szükseges adatokat, és anyilvántartáshoz kapcsolódó segédletekkel az iratok útja mind az ügyintézésben, mind azirattárban ellenőrizhető legyen;

c) az irattár(ak) kialakítására, felszerelesére és üzemeltetésére vonatkozó előírások kellőengarantáljak a maradandó értekű irattári anyag épségben és használható állapotban törtenőmegőrzését;

d) az irattári anyag selejtezésére és a maradandó értekű irattári anyag közlevéltarba adásáravonatkozó eljárás szabalyozása megfelelő legyen.

335/2005.:

3. § (1) 8

(2) Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellekletét képezi, melyet évente felülkell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladat- és hatáskörébenbekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.

(3) A szerv vezetője a szerv szervezeti és működesi szabályzatában határozza meg aziratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekrevonatkozó feladat és hatasköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellató vezetőt.

5. § Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működesi es ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljarasok, valamint az irattáritervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságosmegőrzésére alkalmas irattár kialakitásáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshezszükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért aközfeladatot ellató szerv vezetője felelős.

6. § A közfeladatot ellató szervek iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat:

a) azonositható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen;

b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető;

c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen;

d) szakszerű kezeleséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételekbiztosítva legyenek;

e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen;

f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódásamegelőzhető, a maradandó értekű iratok megőrzése biztosított legyen;

g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítésehez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhezmegfelelő támogatást biztosítson.

7. § Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik:

a) az iratkezelési szabályzat vegrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intezkedik aszabálytalanságok megszüntetéséről, szükseg esetén kezdeményezi a szabalyzat módosítását;

b) az iratkezelést vegző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről éstovábbképzéséről;

c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- es tárgymutató, kézbesítőkönyv,iratminták és formanyomtatványok, számítastechnikai programok, adathordozók stb.)biztosításáról;

d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak,a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetesi és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról;

e) a hivatalos es személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről;

f) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról.

8. § (1) A közfeladatot ellató szerv vezetője, illetőleg tevekenységi körében iratkezelésifeladatokat ellató vezető, ügyintéző, ügykezelő köteles gondoskodni az iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságáról, s megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket,kialakítani azokat az eljárasi szabályokat, amelyek az üzembiztonsági, adatvedélmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

(2) Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés,megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törles, megsemmisítés, valamint amegsemmisülés és sérülés ellen. A szerv vezetője köteles az üzemeltetés és az adatbiztonságolyan szabályozására, amely alapjan a feladatok, hatáskörök pontosan meghatározásrakerülnek és végrehajthatók.

10. § (1) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket - a szerv ügyköreit az azonos targyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzéksegítségével - tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör(ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:

a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzest igénylő vagy meghatarozottidőtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatok be;

b) az egyes irattári tételek megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatóságistatisztikai adatszolgáltatáshoz;

c) a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igenyli.

(2) Külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajta alapján

a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmúnyilvántartásokból;

b) az a) pont szerinti nyilvántartasok alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kellkezelni;

c) a választott testületek, bizottságok, valamint a szerv működése szempontjából meghatározój elentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.

11. § (1) Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok azirattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek irataitmeghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetébenmeg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte utánlevéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az iratképző - határidőmegjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandóirattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni az irattari őrzésidőtartamát. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötöttadatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárbaadásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembe vételével kell meghatározni.

12. § (1) Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételekcsoportosításával, továbbá a szerv ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapjánelvégzett rendszerezéssel kell kialakítani.

(2) Az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, es az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani. Az általanos részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, többszervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihozkapcsolódó irattári tételek tartoznak.

(3) A szerv ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéseredményeként az irattari teteleket kulonboző főcsoportokba, azon belul pedig csoportokba esalcsoportokba kell besorolni. Azirattari terv különös részén belül a főcsoportok szervezetiegységenként is kialakíthatók.

(4) A (2) és a (3) bekezdésben foglaltak szerint csoportosított, címmel ellátott és rendszerezett

irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.