A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni.

A jegyzőkönyvet és mellékletét minimum két példányban meg kell küldeni levéltárunknak. Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a seljetezés helyét, idejét, a seljetezési bizottság tagjainak nevét, aláírásait, a szerv bélyegzőjét, a selejtezés alá vont iratok típusát, évkörét és terjedelmét iratfolyóméterben megadva.

Selejtezési jegyzőkönyv minta 1

Selejtezési jegyzőkönyv minta 2

Selejtezési jegyzőkönyv minta 3 (iskolák)

 

 

A szerveknél keletkező különböző irattípusok egy része a különböző őrzési idő lejárta után selejtezhető. Az iratselejtezés célja az, hogy azok az iratok, melyekre sem ügyintézési, sem történeti okokból nincs szükség, ne foglalják a helyet az irattárakban. Az iratselejtezéseket mindig az irat keletkezésekor érvényben volt irattári terv alapján kell elvégezni. Az iratok őrzési idejekor csak a lezárt éveket lehet figyelembe venni. Nagy iratképző szerveknél indokolt lehet az évenkénti selejtezés, kis szerveknél azonban elegendő ötévente selejtezni.                     A selejtezéssel kapcsolatos jogszabályok 10/2002.: 9. § (1) A közlevéltár a 8. § szerinti ellenőrzések tapasztalatainak figyelembevételével ellenőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek iratainak selejtezését, és a maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a hozzá legalább két példányban megküldött selejtezési jegyzőkönyvek záradékolásával engedélyezi. (2) A közlevéltár az irattári anyag selejtezésének ellenőrzése során a) megvizsgálja, hogy a selejtezésre javasolt irattári tételek között szerepel-e olyan tétel, amely a szerv irattári terve szerint maradandó értékű iratokat tartalmaz; b) abban az esetben, ha a szervnél végzett ellenőrzései során az irattári terv használatával kapcsolatban hibákat, hiányosságokat tárt fel, vagy a selejtezési jegyzőkönyv alapján kétsége támad a selejtezés szabályszerűséget vagy szakszerűséget illetően, úgy a helyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a kiselejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat. (3) Az ellenőrzést követően a közlevéltár a jegyzőkönyv mindkét példányát az alábbiak szerint záradékolja, s az egyik példányt a szervnek visszaküldi: a) ha a levéltár a selejtezést szabályszerűnek találta, a záradék szövege a következő: "A jegyzőkönyv szerint selejtezésre javasolt iratok nem minősülnek maradandó értékűnek, levéltári szempontból megsemmisíthetők."; b) ha a levéltár a selejtezés ellenőrzése során a selejtezésben hibákat talált és az észlelt hiányosságok egyes iratcsoportok (irattári tételek) egyszerű visszatartásával kiküszöbölhetők, a levéltár a jegyzőkönyvben *-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyek visszatartását szükségesnek tartja, s a jegyzőkönyvet a következő záradékkal latja el: "A jegyzőkönyv szerint selejtezésre javasolt iratok a *-gal jelölt tételek kivételével nem minősülnek maradandó értékűnek, levéltári szempontból megsemmisíthetők."; c) ha az észlelt hiányosságok miatt az iratanyag egy részében a selejtezési eljárást meg kell ismételni, a levéltár a jegyzőkönyvben **-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyek visszatartását szükségesnek tartja, s a jegyzőkönyvet a következő záradékkal latja el: "A jegyzőkönyv szerint selejtezésre javasolt iratok a **-gal jelölt tételek kivételével nem minősülnek maradandó értékűnek, levéltári szempontból megsemmisíthetők. A **-gal jelölt tételeket újból selejtezés alá kell vonni a ... számú iratkezelési szabályzat mellékletet képező irattári terv alkalmazásával.". (4) Ha a levéltár a selejtezés ellenőrzése során olyan hiányosságokat tapasztal, amelyek a (3) bekezdés b) és c) pontjában meghatározott eljárással nem szüntethetők meg, a jegyzőkönyvet nem záradékolja, hanem a szerv vezetőjét a selejtezési eljárás megismétlésére szólítja fel. A szervnek küldött levélben pontosan meg kell határozni a selejtezésben észlelt hiányosságokat. A levéltár a hiányosságok kiküszöbölésére javaslatot tehet. 10. § (1) A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó, a csődeljárásról, a felszámolási eljárásról és a végelszámolásról szóló 1991. évi IL. törvény (a továbbiakban: Cstv.) alapján elszámolási vagy végelszámolási eljárás alá vont gazdálkodó szervezet irattári anyagának selejtezését a felszámoló, illetve a végelszámoló által megküldött selejtezési jegyzőkönyv alapján, illetve szükség szerint a helyszínen végzett vizsgálattal ellenőrzi, és a selejtezési jegyzőkönyvet a 9. § (3) bekezdésében foglaltak szerint záradékolja, vagy indokolt esetben a 9. § (4) bekezdésében meghatározott módon jár el. (2) A közlevéltár az (1) bekezdésben meghatározott szervek irattári anyagának selejtezését követően visszamaradt maradandó értékű iratokat levéltári megőrzésre alkalmas állapotban - a Cstv. vonatkozó előírásai alapján - állandó megőrzésre átveszi. 11. § (1) Az illetékes közlevéltár a tulajdonos részére írásban meghatározza a privatizált állami gazdálkodó szervezet privatizálás előtt keletkezett irattári anyagában végezhető selejtezés szempontjait, és a selejtezési eljárásról készült jegyzőkönyvet - a 9. §?ban foglaltak figyelembevételével - levéltári szempontból elbírálja. (2) Az illetékes közlevéltár az (1) bekezdésben meghatározott selejtezési eljárás befejezését követően a tulajdonost az Ltv. 34. §?annak (3) bekezdésében meghatározott nyilatkozat megtételére szólítja fel. a) Ha a tulajdonos a levéltár által nem selejtezhetőnek minősített iratokra nem tart igényt, azokat a közlevéltár a 12. § (3) bekezdésében meghatározott módon állandó megőrzésre átveszi. b) Ha a tulajdonos a nem selejtezhetőnek minősített iratokra igényt tart, az illetékes közlevéltár kezdeményezi az iratok védetté nyilvánítását.   335/2005.: 64. § (1) Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvegezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. (2) Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjenek lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. (3) A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. (4) A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik.

Csongrád Megyei Levéltár     Szeged 6720, Dóm tér 1-2.     Szeged 6701, Pf. 460.       Webszerkesztés:     Urbancsok Zsolt     Htmlpad_little